CRM a kartotéka Partnerů

Standardní součást každé instalace.

Databáze obchodních partnerů

Databáze obsahuje údaje o zákaznících a údaje o plánovaných a realizovaných obchodních operacích se zákazníkem. Program dále nabízí napojení na ARES, registr plátců DPH, CreditCzech informace a insolvenční rejstřík, automatické rozesílání nabídek a poptávek obchodním partnerům mailem, evidenci kontaktů se zákazníkem a lze průběžně sledovat stav vzájemné obchodní bilance.

V databázi se sledují odběratelé i dodavatelé. Evidují se identifikační údaje, přednastavení pro další zpracování, statistické údaje, finanční limity. Přímo z karty zákazníka lze získat informace o obchodních případech, objednávkách, jejich realizaci včetně informací o probíhajících procesech a činnostech. U každého zákazníka lze evidovat kontaktní osoby a jejich emailové adresy s vazbou na automatické rozesílání emailů jednotlivě či hromadně. Databáze obchodních partnerů je řídící entitou celého informačního systému.

Zakládání pomocí ARES

Nového obchodního partnera lze založit do databáze na základě ručního zadání všech údajů nebo s pomocí vyhledání partnera v systému ARES a následném automatickém natažení základních údajů o partnerovi z ARES databáze.Program kontroluje, zda záznam se stejným IČO nebo DIČ už v databázi neexistuje a zda se nejedná o duplicitu, dále se kontroluje uvedený e-mail. V případě, že uvedené údaje už v databázi existují, program na tuto situaci upozorní.

Kontrola v registru plátců DPH

Spolehlivost obchodního partnera lze kontrolovat v registru plátců DPH ministerstva financí. Kliknutím na button vedle údaje DIČ program vyhledá DIČ v registru plátců a zobrazí na obrazovku výsledek. Stejnou funkci lze použít v kartotéce došlých faktur, program zkontroluje dodavatele v registru plátců včetně kontroly bankovního účtu.

Finanční limit pro zákazníka

U obchodních partnerů lze v záložce Finanční limit nastavit finanční limit pro vystavování pohledávek, program pak při vystavování prodejních dokladů tento limit kontroluje a při jeho překročení upozorní vystavovatele dokladu. S finančním limitem se porovnává částka neuhrazených pohledávek zákazníka. Současně lze sledovat plnění finančního limitu a počet dnů po splatnosti u nejstarší pohledávky.

Saldo

V záložce Saldo je k dispozici aktuální saldokonto s daným obchodním partnerem, nabízí se neuhrazené pohledávky nebo závazky s informací o datu splatnosti, k dispozici je též celkové saldo vzájemné obchodní bilance.

Ceníky pro zákazníky

Pro zaevidované zákazníky lze vystavit speciální ceník v záložce Ceníky. Ceník má vždy časově omezenou platnost, uvádějí se jednotlivé kódy zboží a k nim lze zadat cenovou skupinu, procento slevy nebo přímo konečnou cenu. Ceník lze vytisknout, poslat zákazníkovi v PDF mailem nebo exportovat do Excelu.

Kontakty

U každého zákazníka v databázi obchodních partnerů lze sledovat všechny obchodní kontakty a aktivity. Informace o obchodních kontaktech se sledují v záložce Kontakty. Některé zápisy v kontaktech vznikají automaticky, například emailová nabídka z automatického rozesílání nabídek nebo návštěva prodejního místa při práci s PDA propojeného na Periskop. V kontaktech lze uvést datum a čas uskutečněného obchodního kontaktu, typ kontaktu, kdo kontakt realizoval, připojit dokument, který byl dodán nebo projednáván, kdy je další termín konzultace, s kým se na firmě jedná a podrobná poznámka. Lze vytisknout historii kontaktů pro zákazníka, soupis obchodních aktivit jednotlivých obchodních zástupců i kdy se má který zákazník opět kontaktovat.

V záložce kontakty lze dohledat, kdo, kdy a s kým na dané firmě jednal v různých oblastech poskytovaných služeb a produktů, co bylo domluveno a následně spolupráci vyhodnotit. Vznikají zde i podklady pro sledování činnosti a vytíženosti obchodních zástupců.

Doklady

V záložce Doklady lze sledovat všechny doklady, které byly na zákazníka v programu Periskop vystaveny. Doklady jsou setříděny podle typu do skupin, z kterých lze vybírat. Jedná se o doklady ze všech částí programu. Na každý doklad se lze prokliknout a dále s ním pracovat. K dispozici jsou doklady z aktuálně otevřeného období i ze starých už uzavřených let.

Dokumenty

V záložce Dokumenty lze prohlížet dokumenty, které vznikly mimo program Periskop, ale mají vazbu k obchodnímu partnerovi, evidovaném v databázi zákazníků. Může jít o technické výkresy, smlouvy, dodatky ke smlouvám, předávací protokoly apod. Dokumenty mohou být v libovolném formátu. Dokumenty se ukládají ve Správě dokumentů a přiřazují k jednotlivým obchodním partnerům. Připojené dokumenty lze prohlížet pomocí tlačítka „Náhled".

Rozesílání nabídek

Program nabízí automatické rozesílání nabídek zákazníkům z databáze obchodních partnerů. Pro použití automatického rozesílání emailů je nutné předem založit kontaktní osoby a jejich emaily v záložce Komunikace. Na ně je pak směrována nabídka pro zasílání emailů programem.
Volbu pro automatické rozesílání nabídek najdeme v Pop-Up menu programu. Nabídne se seznam emailových adres, v jednotlivých kartách zákazníků, indikovaných pro rozesílání nabídek. Lze si vybrat označením požadovaných záznamů, komu se má nabídka odeslat. Program následně nabídne speciální obrazovku pro zadání náležitostí emailu - předmět, text vlastního emailu, přílohu, kterou může být libovolný soubor na disku. Po doplnění informací a spuštění akce odešle program automaticky emaily na všechny označené adresy. Emaily se následně objeví v odeslané poště a automaticky se založí záznam do obchodních kontaktů zákazníka.

TOP 10

Informační systém nabízí celou řadu reportů a statistik obchodní bilance se zákazníky, lze vyčíslit obrat s obchodními partnery včetně marže. Lze též sledovat strukturu a objem obchodních aktivit s daným obchodním partnerem. Příkladem může být funkce TOP 10. Ta umožní setřídit zákazníky podle výše obratu, pohledávek a závazků nebo objemu zaevidovaných objednávek.

Spolehlivost obchodních partnerů ON-LINE

Systém nabízí automatickou funkci pro ověřování kredibility obchodních partnerů, evidovaných v databázi zákazníků, pomocí webové služby společnosti Credit Check, s.r.o. Tato sbírá data z relevantních informačních zdrojů (insolvenčního rejstříku, dlužnické databáze, katastru nemovitostí, atd), tyto data analyzuje, specifikuje bonitu firmy a označí semaforem :
Zelený : Nebyly nalezeny žádné informace o skutečnostech nebo změnách ve firmě, které by mohly mít vliv na bonitu.
Oranžový : Jsou k dispozici informace o skutečnostech nebo změnách ve firmě, které mohou mít vliv na bonitu.
Červený : Jsou k dispozici informace o skutečnostech nebo změnách, které zpravidla mají významný vliv na bonitu.

V systému lze z webové aplikace CreditCheck získat semafor pro jednoho či více obchodních partnerů. Podmínkou pro spuštění aplikace je zadané IČO obchodního partnera.
Dále je možné získat základní informce v CreditCzeckList, který obsahuje podrobné informace o dané firmě. Plné informace včetně zápisů v jednotlivých zdrojových databázích lze také automaticky získat, avšak již v placené verzi u Credit Check, s.r.o.